Executive Assistant

Company Overview
世界大手日系タイヤメーカーより、外国籍役員秘書の新規案件となります。
英語を多用するポジションとなります。

Job Description
≪ポジション概要≫
1. プロフェッショナル・アシスタント
海外執行役員の在日本傘下機能とのスケジュール調整・管理、社内外の主要連絡先とのやり取り、会議や必要な　準備と付随する作業や処理等、担当役員が効率的かつ効果的に業務が行えるよう支援する。
また、同役員の来日時手配について現地秘書との調整窓口を担うとともに、来日時の担当秘書としての対応を行う。

2. 海外から社内・社外の招日対応の主担当
スケジュール調整、社内外主要連絡先との調整、資料作成等 お客様含め招日イベントを対応する。


≪ポジション詳細≫
・海外執行役員秘書
- 担当役員の業務に関する広範なスケジュール管理と主要連絡先との密なコミュニケーション、
執務にあたって効率的な環境作り
- 担当役員の会議や出張等の活動を計画・調整
- 文書の作成・準備、電子メール、電話、ハードコピーの管理、通信文書の作成と郵送等
- 発注書、請求書等の費用処理・会計業務（含む、発注先、請求先との調整）
・社内外 招日イベント対応
- 社内外の招日イベントの主担当として、スケジュール調整、社内外の関係者とのコミュニケーション
- イベント企画・運営に必要な資料作成、説明
- イベント当日の対応

Requirements
（必須）
・役員の秘書経験
・優れたコミュニケーション能力
・様々な要求に対応する能力、最高上級レベルの顧客サービスと対応力を示す能力
・複数のタスクをスムーズにこなし、優先順位をつけ、細部にまで気を配ることができる
・スタッフ、役員、社外を含む関係者との関係を構築する能力と、優れた対人関係スキル
・プロフェッショナルレベルの文書および口頭でのコミュニケーション能力
・優れた意思決定能力を持ち、問題解決に積極的に取り組むことができる
・守秘義務を順守し、機密情報を慎重に取り扱うことができる
・接遇経験
・Microsoft Office（Outlook、Word、Excel、Power Point）、Adobe Acrobat、
および Web会議プラットフォーム（TEAMS, Webex, Zoom）に精通していること


（尚可）
・外資系企業でのエグゼクティブの秘書経験
・海外役員の秘書経験
・招日対応窓口

Additional Job Information
・学歴：大卒以上
・専攻：不問
・語学力：TOEIC730以上
・公的資格：不問

勤務地：本社
テレワーク:あり（週1回程度）

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Name of person in charge of hiring：